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Hace unas semanas, Grigori Gazarian, miembro del equipo de Word Factor, asistió a la Primera Conferencia Internacional para Usuarios de Plunet en Berlín, Alemania. A continuación, explica detalladamente cómo funciona Plunet, qué ventajas ofrece a traductores y clientes y hacia dónde se dirige la industria de la traducción.

¿Qué es Plunet y cómo ayuda a los traductores a mejorar sus procesos de trabajo?

Grigori Gazarian: Plunet es un sistema de administración de proyectos de traducción e interpretación (TMS o Translation Management System). Es parecido a las herramientas de planificación de recursos (ERP, por sus siglas en inglés) que utilizan las empresas grandes —el ejemplo más famoso es el SAP— pero está orientado ex profeso a las necesidades de las empresas de traducción. Otros sistemas parecidos tanto online como offline son, por ejemplo, Beetext Flow (comprada por Multicorpora), Projetex, FlowFit o XTRF.

Desgraciadamente, en México existe un rechazo por parte de muchas empresas de traducción a invertir en la tecnología, pero nosotros, desde los comienzos de la empresa, empezamos a usar Plunet. Adquirimos el sistema en 2012 y lo hemos utilizado para controlar nuestros procesos de traducción e interpretación. Desde que empezamos a trabajar con Plunet, el sistema ha evolucionado bastante y los cambios han sido muy positivos. Todavía quedan algunos puntos endebles y el sistema no es tan fácil de aprender a manejar, pero una vez que entiendes su lógica, cambia por completo la manera de trabajar. Al igual que cualquier otro TMS, Plunet nos ayuda a tener un mayor control sobre nuestros proyectos, pero incluye además una interfaz que utilizan los proveedores. Gracias a Plunet podemos evitar el uso del correo electrónico para mandar y recibir archivos, ya que mediante este sistema los proveedores pueden descargar y subir los documentos a su módulo (portal).

También podemos construir flujos de trabajo sencillos o complicados. En un ejemplo sencillo, el flujo de trabajo consiste en 3 pasos: traducción, revisión y QA/entrega. Después de preparar los archivos, el administrador de proyectos activa el flujo de trabajo, con lo que a todas las partes se les envía un correo que contiene los datos esenciales del proyecto, como la fecha de entrega y el precio desglosado —de tal manera que el proveedor sabe desde el principio cuánto se le va a pagar y en caso de errores lo puede comunicar al administrador a una etapa temprana—, o los documentos de referencia e instrucciones especiales. Al recibir el correo, el traductor entra en su módulo, descarga los archivos y empieza a trabajarlos. En caso de los proyectos de larga duración se le envía al proveedor una notificación cierto tiempo antes de la entrega, lo cual ayuda a eliminar los inevitables errores humanos: si llega la fecha de entrega y la traducción no ha sido entregada, el sistema avisará por correo al administrador y al proveedor. Una vez terminado el trabajo, el proveedor vuelve a entrar en su módulo y sube los archivos; si es necesario, puede agregar comentarios sobre la traducción.

En el momento de entrega se le envía una notificación al siguiente miembro del equipo (en este ejemplo, al revisor). Todas las notificaciones se mandan con copia al administrador de cada proyecto para que este pueda estar al tanto de lo que está sucediendo con ellos. El revisor, a su vez, descarga los archivos y se pone a trabajarlos. Al terminar su parte del trabajo los vuelve a subir, y el administrador recibe la notificación de que llegó el momento de descargar los archivos y hacer los pasos que se realizan al final de cada proyecto: entregar los archivos al cliente, cerrar el proyecto, mandarlo a facturar, etcétera.

Otra ventaja que tiene este sistema para los proveedores es que en su portal siempre pueden consultar la lista de los proyectos que realizaron y sus detalles como los conteos exactos; pueden ver qué trabajos ya están facturados, cuáles necesitan facturar, y qué facturas se pagarán en qué fecha.

Este es el ejemplo más sencillo del grado de automatización que permite realizar un TMS como Plunet. Word Factor lo emplea en escenarios mucho más complicados: Plunet trabaja en conjunto con nuestro servidor de traducciones, memoQ —en términos técnicos, interactúan a través de sus API públicos—. Esto elimina la necesidad de enviar por correo los archivos, ya que los traductores trabajan con los proyectos de memoQ en el servidor. Además, nos da la posibilidad de ver el avance del proyecto en tiempo real (en casos de urgencia podemos ir revisando la traducción incluso antes de que el traductor termine).

Los administradores y los proveedores no son los únicos beneficiados por el sistema: también los clientes tienen su módulo, que pueden utilizar para pedir cotizaciones o trabajos directamente (cuando no se necesita una cotización), ver el avance de cada proyecto o consultar cualquier aspecto de las traducciones ya realizadas. Por ejemplo, es común en nuestra práctica recibir por parte de los clientes solicitudes de volverles a mandar cierta traducción; incluso a veces nos piden los documentos originales que por algún error perdieron. Utilizando Plunet pueden entrar en cualquier momento y descargar la traducción o el original sin tener que escribirnos.

 

Grigori Gazarian

Grigori Gazarian en la 1ª Conferencia Internacional para Usuarios de Plunet en Berlín, Alemania

 

¿Qué actividades conformaron esta primera conferencia internacional?

GG: Durante 2 días que duró la conferencia, llamada Plunet Summit 2017, se organizaron varias sesiones, y como sucede con frecuencia en este tipo de eventos, había más de una sesión simultáneamente; desde la plática sobre el estado actual del sistema y la dirección que tomará su desarrollo en el futuro, talleres muy prácticos (por ejemplo, los consejos de cómo utilizar mejor las listas de precios automatizadas o las plantillas para los flujos de trabajo), y hasta las sesiones que daban los mismos usuarios de Plunet sobre diferentes usos avanzados y poco comunes que hacían del sistema. Así, los representantes de la empresa estadounidense Acclaro compartieron el caso de cómo utilizan el API (Aplication Programming Interface) de Plunet para conectarlo a los sistemas de gestión de contenidos –CMS o Content Management System- tales como WordPress o Drupal, para automatizar y agilizar la traducción de textos que los clientes quieren cada vez más rápido. En otro ejemplo interesante, Joaquim Alves, de la empresa portuguesa JABA Translations, dio una presentación de cómo sus ingenieros extraen de Plunet los datos a través del API para presentarlos de una forma gráfica y visual, de la que Plunet carece. Fue muy útil y valiosa la posibilidad de exponer nuestras dudas, quejas y sugerencias a los miembros del equipo de soporte técnico Michael Sterr (quien apoya las solicitudes desde Alemania) y Sylvester Weise (quien se basa en EUA y trabaja con los usuarios de las Américas cuando el equipo alemán no está disponible por la diferencia de horario). Por último, fue increíblemente enriquecedor poder platicar con otros usuarios de Plunet, tanto los contentos como los inconformes, para conocer sus perspectivas sobre el sistema.

 

¿Qué novedades pueden esperar los usuarios de Plunet próximamente?

GG: Los desarrolladores están preparando la versión 7.2 del sistema, que traerá algunas novedades que hemos estado esperando, como los nuevos flujos de trabajo automatizados y el soporte para la versión 8.* de memoQ (por ahora seguimos usando la versión anterior, 7.8.*, también conocida como memoQ 2015). En realidad, Plunet es un sistema muy maduro y la filosofía del sistema como tal ya está definida, así que no esperamos cambios revolucionarios, sino una evolución lógica del sistema siguiendo el curso ya tomado, que lo hará cada vez más cómodo y útil para nuestras necesidades.

Grigori Gazarian

Grigori Gazarian en la 1ª Conferencia Internacional para Usuarios de Plunet en Berlín, Alemania

 

¿Qué ocurrirá con la industria de la traducción a nivel mundial? ¿Hacia dónde evolucionará?

GG: Definitivamente la industria va hacia una mayor automatización y uso de machine translation. Existe cierto rechazo del MT entre los profesionales de la traducción, muy notorio en México, pero creo que su uso cada vez más amplio es inevitable. Así, el avance de los sistemas de MT estadísticos ha sido enorme. Hay áreas del saber humano donde una traducción hecha por Google (que no es el único motor de traducción: hay muchos más, algunos más especializados que otros) se acerca a una traducción de calidad regular que puede ser utilizada tal cual, si el objetivo es saber lo que dice el texto original, o bien pulida por un editor (lo que se llama post-editing) si el objetivo es contar con una traducción bien hecha. Se cree que el project management en la industria de la traducción va hacia algo muy parecido; los sistemas se dedicarán a controlar los aspectos aburridos y mecánicos del negocio que previamente manejamos los humanos. El progreso aquí no ha sido importante, probablemente porque no se han puesto de acuerdo los fabricantes de los sistemas, pero incluso a estas alturas ya queda claro que la automatización es el futuro de nuestra industria, como de muchas más.

 

Como cliente de Word Factor, tú también puedes empezar a trabajar con Plunet para disfrutar de las ventajas que describimos. Escríbenos a info@wordfactor.com para organizar una demo.

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